Od 1 lipca 2026 roku przedsiębiorcy turystyczni będą mieli nowy obowiązek sprawozdawczy wobec Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego. Dane z umów zawartych z klientami trzeba będzie przekazywać do systemu TFG. Fundusz zapowiada, że udostępni przedsiębiorcom bezpłatne narzędzia umożliwiające realizację tego obowiązku w pełni elektronicznie.

Samo prowadzenie wykazu umów nie jest dla organizatorów turystyki i przedsiębiorców ułatwiających nabywanie powiązanych usług turystycznych nowością. Taki obowiązek istnieje już od 2016 roku. Zmiana polega na tym, że od lipca 2026 roku dane z wykazów będą trafiały bezpośrednio do Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego.

Jak informuje TFG, przedsiębiorcy będą mogli wybrać jeden z kilku sposobów przekazywania danych. Pierwszym będzie prowadzenie wykazu bezpośrednio w systemie TFG, przy użyciu interaktywnego formularza. Rozwiązanie to może zastąpić dotychczasowe narzędzia wykorzystywane przez mniejsze firmy lub podmioty, które nie posiadają rozbudowanych systemów rezerwacyjnych.

Drugą możliwością będzie import danych z własnych narzędzi, na przykład arkuszy kalkulacyjnych, za pomocą plików wsadowych w formatach JSON lub CSV. Trzecim wariantem będzie przekazywanie danych bezpośrednio z systemów przedsiębiorców przez API. To rozwiązanie będzie szczególnie istotne dla większych organizatorów turystyki, którzy obsługują znaczną liczbę rezerwacji i korzystają z własnych systemów sprzedażowych lub księgowych.

Dane do 14. dnia miesiąca

Zgodnie z informacją TFG, dane z wykazu umów prowadzonego poza systemem Funduszu powinny być przekazywane do 14. dnia każdego miesiąca za poprzedni miesiąc kalendarzowy. Oznacza to, że na przykład dane dotyczące umów zawartych w lipcu 2026 roku trzeba będzie przekazać do 14 sierpnia 2026 roku.

Nowy obowiązek obejmie umowy zawarte od 1 lipca 2026 roku. Jeżeli po przekazaniu danych do systemu TFG nastąpią w nich zmiany, przedsiębiorca będzie musiał wprowadzić korektę w ciągu 14 dni od momentu ich zaistnienia.

Więcej informacji w wykazie

TFG przypomina, że od 1 lipca 2026 roku wykaz umów będzie musiał zawierać również kilka dodatkowych informacji. Chodzi między innymi o przedmiot umowy oraz wskazanie, czy przed realizacją imprezy turystycznej lub powiązanej usługi turystycznej przyjmowane są przedpłaty, czy też płatność następuje po realizacji świadczenia.

W wykazie znajdą się między innymi: numer rezerwacji lub umowy, przedmiot umowy, data jej zawarcia, termin imprezy turystycznej lub wykonania usługi w ramach powiązanych usług turystycznych, liczba podróżnych objętych umową oraz łączna cena usług. Jeżeli poszczególne kwoty składające się na cenę podane są w różnych walutach, przedsiębiorca będzie musiał wskazać je oddzielnie.

Wymagane będą także informacje dotyczące kraju i miejscowości albo kraju i trasy wykonania umowy, a także zakresu terytorialnego działalności objętej wpisem do rejestru. Jeżeli umowa obejmuje transport, w wykazie trzeba będzie podać rodzaj środka transportu, w tym wskazać, czy chodzi o przewóz lotniczy w ramach czarteru. W przypadku lotów wymagane będą również kody lotnisk ICAO.

Przedsiębiorcy będą musieli wykazywać także terminy i wysokość faktycznie dokonanych przedpłat oraz, jeśli doszło do zwrotu środków podróżnemu, termin i wysokość takiego zwrotu.

Zmiana ważna organizacyjnie

Choć obowiązek prowadzenia wykazu umów funkcjonuje już od lat, przekazywanie danych do systemu TFG oznacza dla firm turystycznych konieczność dostosowania procedur wewnętrznych i narzędzi informatycznych. Dotyczy to szczególnie tych przedsiębiorców, którzy dotychczas prowadzili wykazy w prostych arkuszach lub w systemach niedostosowanych do automatycznego eksportu danych.

TFG deklaruje, że jego system został dostosowany do nowych przepisów, a przedsiębiorcy otrzymają bezpłatne rozwiązania pozwalające realizować obowiązek elektronicznie. Dla branży kluczowe będzie jednak praktyczne wdrożenie zmian przed 1 lipca 2026 roku, tak aby od początku obowiązywania nowych regulacji dane z umów mogły być przekazywane terminowo i w wymaganym zakresie.