.jpg)
Letnie pikniki i spotkania integracyjne w plenerze wymagają znacznie większego zaplecza organizacyjnego niż wydarzenia odbywające się w hotelu czy centrum konferencyjnym. Kluczowe są plan awaryjny na wypadek zmiany pogody, odpowiednio przygotowana infrastruktura, właściwe menu oraz ergonomiczne rozplanowanie przestrzeni.
Jak podkreśla Katarzyna Lewandowska, dyrektor działu sprzedaży cateringu w Mazurkas Catering 360°, uczestnik powinien widzieć przede wszystkim efekt końcowy – swobodną atmosferę i komfort. Po stronie organizatora oznacza to jednak konieczność przygotowania praktycznie całego zaplecza od podstaw.
– W hotelu mamy gotową infrastrukturę: kuchnię, prąd, chłodnie, toalety. W terenie nie ma stałego zaplecza – tu wszystko trzeba stworzyć od podstaw – wskazuje Katarzyna Lewandowska.
Plan awaryjny to podstawa
Jednym z najważniejszych elementów organizacji wydarzenia na świeżym powietrzu jest przygotowanie się na zmienne warunki pogodowe. W praktyce oznacza to nie tylko zadaszenie na wypadek deszczu, ale również miejsca zacienione podczas upału oraz rozwiązania na wieczorne ochłodzenie.
Organizatorzy powinni przy tym uważać na rozwiązania efektowne wizualnie, ale mało praktyczne. Przykładem mogą być transparentne namioty, które dobrze prezentują się na zdjęciach, lecz podczas silnego nasłonecznienia mogą bardzo szybko się nagrzewać.
– Czasami doświadczenie organizatora musi mieć pierwszeństwo przed najbardziej efektowną wizją klienta – podkreśla Lewandowska.
Menu dopasowane do warunków
Latem duże znaczenie ma również sposób przygotowania i serwowania posiłków. Przy wysokich temperaturach lepiej sprawdzają się lekkie dania, chłodniki, ryby, owoce morza, warzywa i mniejsze porcje podawane sukcesywnie.
Nie warto natomiast wykładać dużej ilości jedzenia na zapas. Produkty pozostające przez długi czas w wysokiej temperaturze szybciej tracą jakość, a w niektórych przypadkach mogą również stanowić zagrożenie pod względem bezpieczeństwa żywności.
Dlatego podstawowym elementem zaplecza powinna być infrastruktura chłodnicza, a sama żywność musi być skutecznie chroniona przed bezpośrednim działaniem słońca.
Ważna jest ergonomia przestrzeni
Na ocenę wydarzenia wpływa również sposób rozplanowania przestrzeni. Kolejki po napoje, zbyt mała liczba punktów gastronomicznych czy nieczytelny układ stref mogą szybko obniżyć komfort uczestników.
Układ wydarzenia powinien być możliwie intuicyjny. Goście bez dodatkowych instrukcji powinni wiedzieć, gdzie znajdują się punkty gastronomiczne, napoje, miejsca odpoczynku czy strefy dla dzieci.
Inaczej niż podczas konferencji czy wydarzeń odbywających się w zamkniętych obiektach warto również podchodzić do harmonogramu. W plenerze uczestnicy przemieszczają się wolniej, częściej zatrzymują na rozmowy i zwykle oczekują większej swobody. Zbyt sztywna agenda może więc utrudniać realizację wydarzenia zamiast pomagać.
Organizator powinien spojrzeć oczami uczestnika
Przed rozpoczęciem eventu eksperci rekomendują przejście całej ścieżki uczestnika – od wejścia na teren wydarzenia, przez odnalezienie gastronomii i stref odpoczynku, po korzystanie z dodatkowych atrakcji.
Taki prosty test pozwala wcześniej wychwycić miejsca, w których mogą pojawić się kolejki, problemy z oznakowaniem albo niedobór wyposażenia.
W przypadku wydarzeń plenerowych swobodna atmosfera nie oznacza więc mniejszej liczby przygotowań. Wręcz przeciwnie – im mniej uczestnik zauważa organizacyjnego zaplecza, tym bardziej precyzyjnie musi ono zostać wcześniej zaplanowane.
