Podróże służbowe – jak oszczędnie podróżować w kryzysie (cz. 1)

Barbara Dziedzic
Autorka artykułu jest ekspertką w zakresie optymalizacji podróży służbowych firm. Doświadczenie zebrała pracując w PLL LOT, zarządzając biurami podróży "Travelbank" oraz "Club and Travel".
Uczestniczy w pracach organizacji zrzeszających biura podróży typu Travel Management Company. Jest autorką poradnika dla firm: "Podróże służbowe - jak oszczędnie podróżować w kryzysie" wydanego w kwietniu 2009 roku przez www.podrozefirm.pl


Obniżanie kosztów powinno być celem każdej osoby odpowiedzialnej za zarządzanie, bez względu na aktualną koniunkturę. Podróże służbowe to często poważna pozycja w wydatkach firmy. Jak na nich oszczędzać lub pomóc oszczędzać innym, pisze w swojej książce "Podróże służbowe" Barbara Dziedzic.



Polityka podróży, Travel Manager i TMC Wiele firm w dobie kryzysu ogranicza koszty wyjazdów służbowych. Aby zmieścić się w okrojonych budżetach, cięcia dotyczą nie tylko liczby podróży, ale też ich standardu. Nie wszyscy wiedzą, że wystarczyłoby stale optymalizować koszty poprzez stosowanie się do ustalonej polityki podróży, a ograniczenia budżetowe nie byłyby konieczne. Jest wiele sposobów optymalizacji kosztów w zakresie podróży służbowych.


Stosowanie się do pewnych zasad procentuje w postaci zmniejszenia wydatków na podróże służbowe, skrócenia czasu przy aranżacji wyjazdów pracowników firmy, przynosi także wyższy komfort podróżowania. Stanowisko Travel Managera w firmie jest w Polsce nową profesją. W wielu korporacjach obowiązki Travel Managera są rozłożone na kilku "przypadkowych" pracowników zatrudnionych w recepcji, sekretariacie, gabinetach prezesów, działach: finansowym, zakupów, kontaktów z zagranicą etc.


Znikoma informacja na temat optymalizacji kosztów podróży służbowych jest powodem nadmiernych wydatków lub nieudanych delegacji. W dobie kryzysu gospodarczego Travel Manager odgrywa kluczową rolę w firmie, a profesjonalne buro podróży specjalizujące się w organizacji podróży służbowych, zwane Travel Management Company (TMC), jest w stanie dodatkowo pomóc w wygenerowaniu dodatkowych oszczędności. W praktyce przyjęło się, że do obowiązków Travel Managerów należy głównie:

• zamawianie usług turystycznych i dbanie o zgodność realizowanych podróży z polityką podróżną firmy (travel policy);
  
• tworzenie i na bieżąco aktualizowanie polityki podróżnej firm

[...]