Krótki poradnik przygotowali Karolina Kędziora i Hubert Koszela, założyciele Agencji Komunikacji Catchers.
Obecna sytuacja, związana z rozwojem pandemii koronawirusa, stawia przed firmami z branży turystycznej wiele wyzwań, również tych komunikacyjnych. Agencja Komunikacji Catchers opracowała zbiór rekomendacji dotyczących tego, jak skutecznie przedstawić swoje postulaty różnym grupom interesariuszy oraz zakomunikować często niełatwe zmiany?
Pandemia koronawirusa sparaliżowała całą Polskę, zmuszając większość osób do pozostania w domach. Branża turystyczna to jeden z sektorów, które obecna sytuacja dotknęła najmocniej. Wielu przedsiębiorców niepewnie patrzy w przyszłość, obawiając się o dalsze losy swojego biznesu. Oznacza to często konieczność podjęcia trudnych decyzji, które muszą zostać w odpowiedni sposób zakomunikowane.
W tym trudnym dla branży czasie należy ze szczególną starannością wypracować cele komunikacyjne. Kluczowe jest utrzymanie dialogu z grupami docelowymi, takimi jak pracownicy, klienci czy dostawcy i zapewnienie im dostępu do niezbędnych informacji. Brak informacji powoduje nierzadko większy stres niż przekazanie nawet najtrudniejszych wiadomości. Ważne jest, by komunikację cechowała empatia i partnerskie relacje.
Komunikat
Treść komunikatu powinna być wyczerpująca i nie pozostawiać miejsca na wątpliwości. W przypadku braku kompletnych informacji, należy wyznaczyć datę, kiedy zostanie przedstawione kolejne stanowisko firmy i bezwzględnie się jej trzymać, nawet gdyby ponowny kontakt wiązał się jedynie z ustaleniem nowego terminu. Ważne, by zapewnić interesariuszy o swoich intencjach: dobrej woli i chęci jak najłagodniejszego rozwiązania problemu, a także wykazać zrozumienie często niełatwych emocji, które mogą towarzyszyć otrzymanym informacjom.
Częstotliwość komunikacji
Komunikację należy prowadzić w sposób ciągły i konsekwentny. Każda zmiana okoliczności wpływających na funkcjonowanie przedsiębiorstwa powinna zostać skomentowana w czasie rzeczywistym. Kluczowe jest to, by poszczególne grupy odbiorców czuły, że firma prowadzi z nimi dialog i traktuje je partnersko.
Kanały komunikacji
Oprócz kanałów wykorzystywanych na co dzień, warto do komunikacji włączyć nowe, które pomogą sprawniej wymieniać informacje. Może być to np. grupa na Facebooku lub LinkedInie bądź infolinia. W przypadku dużych przedsiębiorstw lub chęci przedstawienia swoich postulatów np. władzom i instytucjom publicznym, nie można pomijać mediów dostosowanych do grup docelowych.
Działania prewencyjne
Wypracowanie reaktywnych komunikatów jeszcze przed pojawieniem się pytań ze strony interesariuszy to krok, który pozwoli prowadzić dobrze przygotowaną komunikację w czasie rzeczywistym. W zmapowaniu potencjalnych tematów pomogą członkowie organizacji, ale również zaufane i doświadczone zewnętrzne podmioty, jak agencje komunikacji, które spojrzą na sytuację świeżym okiem.
